Absage erhalten, was Sie jetzt tun können

Was die Absage enthalten muss

Bei Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte muss die Vergabestelle (der öffentliche Auftraggeber) Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, unverzüglich in Textform informieren. Die Information nennt den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung und den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses.¹ Rechtsstand: gesichert§ 134 Abs. 1 GWB

Unterhalb der Schwellenwerte gilt dieser Teil des GWB nicht.² Informationspflichten und Rechtsschutz richten sich dort nach anderen Vorschriften, die Sie bei Ihrer Vergabestelle erfragen.

Die Wartefrist

Die Vergabestelle darf den Vertrag erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information schließen. Wird sie elektronisch oder per Fax versendet, sind es zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung. Auf den Tag, an dem die Information bei Ihnen eintrifft, kommt es nicht an.¹ Rechtsstand: gesichert§ 134 Abs. 2 GWB

Ein Vertrag, der unter Verstoß gegen § 134 geschlossen wurde, ist von Anfang an unwirksam, wenn der Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt wird. Die Unwirksamkeit muss innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information über den Vertragsschluss geltend gemacht werden, spätestens sechs Monate nach Vertragsschluss.³ Rechtsstand: gesichert§ 135 Abs. 1 und 2 GWB

Was Sie nachfragen dürfen

Die Vergabestelle teilt Ihnen auf Verlangen unverzüglich, spätestens innerhalb von 15 Tagen nach Eingang Ihres Antrags in Textform, die Gründe für die Ablehnung Ihres Angebots mit. Ebenso erfahren Sie auf Verlangen die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots und den Namen des erfolgreichen Bieters.⁴ Rechtsstand: gesichert§ 62 Abs. 2 VgV Fragen Sie daher konkret nach: Punkte je Zuschlagskriterium, Rang, Preisabstand und die Begründung der Bewertung.

Ein allgemeines Recht auf Einsicht in die Vergabeakte gegenüber der Vergabestelle findet sich in den geprüften Vorschriften nicht. Im Nachprüfungsverfahren können die Beteiligten die Akten der Vergabekammer einsehen. Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse anderer Bieter sind dabei geschützt, die Kammer muss die Einsicht dann versagen.⁵ Rechtsstand: gesichert§ 165 GWB

Rüge und Nachprüfung

Sehen Sie in der Absage oder in den Antworten einen Verstoß gegen Vergabevorschriften, rügen Sie ihn. Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit Sie den Verstoß erkannt und nicht innerhalb von zehn Kalendertagen gegenüber der Vergabestelle gerügt haben. Hilft die Vergabestelle nicht ab, bleiben 15 Kalendertage ab Eingang dieser Mitteilung für den Antrag.⁶ Rechtsstand: gesichert§ 160 Abs. 3 GWB Verstöße, die schon in der Bekanntmachung oder den Unterlagen erkennbar waren, mussten bis zum Ende der Angebotsfrist gerügt werden. Wie eine Rüge aussieht, steht unter Rüge: wann und wie.

Den Antrag stellen Sie bei der Vergabekammer, schriftlich oder elektronisch und mit Begründung. Darin müssen Sie darlegen, dass Sie gerügt haben.⁷ Rechtsstand: gesichert§ 161 GWB Antragsbefugt sind Sie nur, wenn Sie ein Interesse am Auftrag haben, eine Rechtsverletzung geltend machen und darlegen, dass Ihnen ein Schaden entstanden ist oder droht.⁶ Rechtsstand: gesichert§ 160 Abs. 2 GWB

Sobald die Vergabekammer die Vergabestelle über den Antrag informiert hat, darf diese vor der Entscheidung der Kammer und dem Ablauf der Beschwerdefrist den Zuschlag nicht erteilen.⁸ Rechtsstand: gesichert§ 169 Abs. 1 GWB Die Kammer entscheidet innerhalb von fünf Wochen ab Eingang des Antrags. Im Ausnahmefall kann die Frist verlängert werden, in der Regel um nicht mehr als zwei Wochen.⁹ Rechtsstand: gesichert§ 167 Abs. 1 GWB Gegen die Entscheidung ist die sofortige Beschwerde binnen zwei Wochen zum Oberlandesgericht zulässig, eingelegt durch eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt.¹⁰ Rechtsstand: gesichert§§ 171, 172 GWB

Das Verfahren kostet. Die Gebühr der Kammer beträgt mindestens 2.500 Euro, aus Billigkeit auf ein Zehntel ermäßigbar, und soll 50.000 Euro nicht überschreiten. Wer unterliegt, trägt die Kosten und die notwendigen Aufwendungen des Antragsgegners.¹¹ Rechtsstand: gesichert§ 182 GWB Stellen Sie den Auftragswert dagegen.

Die Niederlage intern auswerten

Das Folgende ist Praxisrat. Halten Sie binnen einer Woche nach der Absage eine kurze Auswertung ab.

1. Vergleichen Sie Ihre Punkte je Kriterium mit denen des Gewinners, soweit mitgeteilt.
2. Trennen Sie die Ursachen: Preis, Qualität des Konzepts, Nachweise, Formfehler.
3. Prüfen Sie, ob die Go-No-Go-Entscheidung zutraf, siehe Go-No-Go-Entscheidung.
4. Tragen Sie die Erkenntnisse in eine Lernliste ein und passen Sie Textbausteine und Preisannahmen an.

Bei einer konkreten Frist oder einem Rechtsstreit fragen Sie eine Vergaberechtlerin oder einen Vergaberechtler.

Quellen und Hinweise

1. § 134 GWB, gesetze-im-internet.de.

2. § 106 Abs. 1 GWB, gesetze-im-internet.de.

3. § 135 GWB, gesetze-im-internet.de.

4. § 62 VgV, gesetze-im-internet.de.

5. § 165 GWB, gesetze-im-internet.de.

6. § 160 GWB, gesetze-im-internet.de.

7. § 161 GWB, gesetze-im-internet.de.

8. § 169 GWB, gesetze-im-internet.de.

9. § 167 GWB, gesetze-im-internet.de.

10. §§ 171, 172 GWB, gesetze-im-internet.de.

11. § 182 GWB, gesetze-im-internet.de.