Was passiert nach der Angebotsabgabe

Die Schritte nach der Frist

Die folgende Tabelle zeigt den üblichen Ablauf in einem Verfahren nach der Vergabeverordnung (VgV), also oberhalb der EU-Schwellenwerte. Unterhalb gelten UVgO oder VOB/A mit ähnlichen Stufen.

Öffnung und formale Prüfung

Die Vergabestelle darf den Inhalt der Angebote erst nach Ablauf der Fristen zur Kenntnis nehmen. Die Öffnung führen mindestens zwei Vertreter gemeinsam nach der Angebotsfrist durch. Bieter sind nicht zugelassen. Bei elektronisch eingereichten Angeboten entfällt dieses Vier-Augen-Prinzip, wenn technisch sichergestellt ist, dass die Angebote dauerhaft vollständig und unverändert verfügbar sind.¹ Rechtsstand: gesichert§ 55 VgV

Danach prüft die Vergabestelle alle Angebote auf Vollständigkeit und fachliche Richtigkeit, außerdem auf rechnerische Richtigkeit.² Rechtsstand: gesichert§ 56 Abs. 1 VgV Angebote von Unternehmen, die die Eignungskriterien nicht erfüllen, und formal fehlerhafte Angebote scheiden aus. Das trifft etwa Angebote ohne die geforderten Unterlagen, mit Änderungen an den Vergabeunterlagen oder ohne die erforderlichen Preisangaben.³ Rechtsstand: gesichert§ 57 Abs. 1 VgV

Nachforderung fehlender Unterlagen

Die Vergabestelle kann Sie auffordern, fehlende Unterlagen zu übermitteln oder unvollständige zu ergänzen, zu erläutern oder zu korrigieren. Sie muss dabei Transparenz und Gleichbehandlung wahren. Sie darf aber vorab festlegen, dass sie nichts nachfordert.² Rechtsstand: gesichert§ 56 Abs. 2 VgV Leistungsbezogene Unterlagen, die die Bewertung nach den Zuschlagskriterien betreffen, sind von der Nachforderung ausgeschlossen. Nur bei unwesentlichen Einzelpositionen im Preis gibt es eine Ausnahme.² Rechtsstand: gesichert§ 56 Abs. 3 VgV

Die Unterlagen müssen Sie innerhalb einer Frist einreichen, die die Vergabestelle nach dem Kalender bestimmt und die angemessen sein muss. Bei Bauleistungen im EU-Verfahren soll die Frist sechs Kalendertage nicht überschreiten.⁴ Rechtsstand: gesichert§ 16a EU Abs. 4 VOB/A Reichen Sie nichts ein, bleibt das Angebot unvollständig. Der Ausschluss folgt dann aus § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV.

Aufklärung und Verhandlung

Im offenen Verfahren darf die Vergabestelle von Bietern nur Aufklärung über das Angebot oder die Eignung verlangen. Verhandlungen, insbesondere über Änderungen der Angebote oder Preise, sind unzulässig. Das gilt entsprechend im nicht offenen Verfahren.⁵ Rechtsstand: gesichert§ 15 Abs. 5 VgV Wirkt ein Preis ungewöhnlich niedrig, muss die Vergabestelle Aufklärung verlangen. Bleibt der Preis unerklärt, soll sie den Zuschlag auf dieses Angebot ablehnen.⁶ Rechtsstand: gesichert§ 60 VgV

Offene und nicht offene Verfahren stehen dem Auftraggeber frei zur Wahl. Das Verhandlungsverfahren und der wettbewerbliche Dialog sind nur zulässig, wenn das Gesetz es erlaubt, etwa wenn der Auftrag konzeptionelle oder innovative Lösungen umfasst.⁷ Rechtsstand: gesichert§ 14 Abs. 2 und 3 VgV Dort darf die Vergabestelle über Erst- und Folgeangebote verhandeln, nicht über die Mindestanforderungen und die Zuschlagskriterien, und sie schließt mit einer Frist für endgültige Angebote ab. Sie kann sich auch vorbehalten, ohne Verhandlung auf Erstangebote zu vergeben.⁸ Rechtsstand: gesichert§ 17 Abs. 10, 11 und 14 VgV Welche Verfahrensart gilt, steht in der Bekanntmachung.

Wertung und Dauer

Die Vergabestelle bewertet die verbleibenden Angebote anhand der Zuschlagskriterien. An der Entscheidung sollen in der Regel mindestens zwei Vertreter der Vergabestelle mitwirken.⁹ Rechtsstand: gesichert§ 58 Abs. 5 VgV Wie die Punkte entstehen, erklärt Zuschlagskriterien verstehen.

Eine feste Dauer von der Öffnung bis zur Entscheidung nennt die VgV nicht. Sie hängt vom Umfang der Wertung und von Nachforderungen oder Aufklärung ab. Eine Orientierung gibt die Bindefrist, die in den Vergabeunterlagen steht, siehe Bindefrist.

Praxisrat: Planen Sie Personal und Kapazität bis zum Ende der Bindefrist ein. Halten Sie jemanden bereit, der Nachforderungen und Aufklärungsfragen binnen eines Tages beantworten kann.

Bei einer konkreten Frist oder einem Rechtsstreit fragen Sie eine Vergaberechtlerin oder einen Vergaberechtler.

Quellen und Hinweise

1. § 55 VgV, gesetze-im-internet.de.

2. § 56 VgV, gesetze-im-internet.de.

3. § 57 VgV, gesetze-im-internet.de.

4. § 16a EU VOB/A, Abdruck auf lxgesetze.de (nicht amtlich, zuletzt geändert 25.9.2023).

5. § 15 Abs. 5 und § 16 Abs. 9 VgV, gesetze-im-internet.de.

6. § 60 VgV, gesetze-im-internet.de.

7. § 14 VgV, gesetze-im-internet.de.

8. § 17 VgV, gesetze-im-internet.de.

9. § 58 VgV, gesetze-im-internet.de.