Checkliste zur Angebotsabgabe

Sie können die Punkte hier am Bildschirm abhaken und die Seite ausdrucken. Ihre Häkchen bleiben nur in diesem Browser auf diesem Gerät gespeichert. Die Liste ersetzt nicht die Vergabeunterlagen: Was dort anders steht, gilt.

Vorbereitung eine Woche vorher

• Angebotsfrist mit Datum und Uhrzeit in den Teamkalender eintragen, dazu einen internen Abgabetermin mindestens einen Arbeitstag davor.
• Verantwortliche Person für den Upload und eine Vertretung benennen.
• Mit dem Bieterkonto auf der Vergabeplattform einloggen und prüfen, ob die Ausschreibung dort sichtbar ist.
• Bieterprogramm oder Bieterassistent der Plattform öffnen und, wenn nötig, aktualisieren.
• Erlaubte Dateiformate und die Größenbegrenzung für Uploads in den Unterlagen nachlesen.
• Prüfen, ob eine Signatur oder ein Siegel verlangt ist, und Karte, Lesegerät und Zertifikat einmal testen.¹
• Mitteilungen der Vergabestelle zu Änderungen und Bieterfragen herunterladen und mit den Unterlagen abgleichen.

Inhalt

• Alle geforderten Formblätter und Anlagen in einer Liste erfassen und jede Zeile im Angebot wiederfinden.
• Im Preisblatt jede Position ausfüllen und Summen, Nachlässe und Umsatzsteuer nachrechnen.
• Prüfen, dass jedes Zuschlagskriterium einen eigenen Abschnitt mit Belegen hat.
• Alle Mindestanforderungen und Ausschlusskriterien einzeln gegen das Angebot abhaken.
• Eigenerklärungen, Nachweise und Referenzen auf Aktualität, Zeitraum und geforderte Angaben prüfen.
• Bei Bietergemeinschaft: alle Mitglieder und den bevollmächtigten Vertreter benennen.
• Bei Unterauftragnehmern oder Eignungsleihe: Verfügbarkeits- und Verpflichtungserklärungen beilegen.
• Nebenangebote nur abgeben, wenn sie zugelassen sind, und als solche kennzeichnen.²
• Sicherstellen, dass an den Vergabeunterlagen nichts geändert oder gestrichen wurde.
• Das Ende der Bindefrist notieren und prüfen, ob Preise und Kapazitäten bis dahin halten.

Form und Signatur

• Den vorgeschriebenen Übermittlungsweg festhalten: Plattform in Textform oder, wenn vorgegeben, Papier.¹
• Dokumente mit der geforderten Signatur oder dem Siegel versehen und die Gültigkeit prüfen.
• Erklärungen von einer vertretungsberechtigten Person unterschreiben oder signieren lassen.
• Bei Abgabe auf Papier: Angebot im verschlossenen Umschlag einreichen, als Angebot kennzeichnen und unterschreiben.¹
• Dateinamen wie vorgegeben wählen, jede Datei einmal öffnen und auf Lesbarkeit und ungewollten Passwortschutz prüfen.
• Ein zweites Teammitglied das Angebot gegen die Liste der Unterlagen kontrollieren lassen.

Am Abgabetag

• Das Fristende mit Uhrzeit aus Bekanntmachung oder Aufforderung noch einmal lesen.
• Mit dem Upload früh beginnen, nicht erst in der letzten Stunde.
• Hochladen, bis die Plattform den Abschluss meldet.
• Bei einem Fehler sofort den Support der Plattform anrufen und die Vergabestelle parallel informieren.
• Uhrzeit, Fehlermeldung und Screenshots der Störung festhalten.
• Die Eingangsbestätigung herunterladen, mit Datum und Uhrzeit ablegen und prüfen, dass die Dateien zum Angebot passen.
• Eine schreibgeschützte Kopie des abgegebenen Angebots archivieren.

Wie die elektronische Abgabe auf den Plattformen abläuft, beschreibt die Schwesterseite Angebot elektronisch abgeben. Was bei einer verpassten Frist gilt, steht unter Angebotsfrist verpasst.

Quellen und Hinweise

1. § 53 Abs. 1 bis 6 VgV, gesetze-im-internet.de.

2. § 53 Abs. 7 VgV und § 57 Abs. 1 Nr. 6 VgV, gesetze-im-internet.de.

3. § 57 Abs. 1 Nr. 1 VgV, gesetze-im-internet.de. Zum Upload-Zeitpunkt: VK Bund, Beschluss vom 29.05.2020, VK 2-19/20, nach vergabeblog.de; zum maßgeblichen Zeitpunkt des Eingangs: VK Südbayern, Beschluss vom 15.11.2021, nach cosinex.de. Lesen Sie die Beschlüsse im Volltext, bevor Sie sich darauf berufen.