Ausschreibungs.Management

Nr. 0301

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Verfahrensstation

Wie und wann stelle ich Bieterfragen?

Auf dieser Seite
  1. Wann eine Bieterfrage sinnvoll ist
  2. Wie Sie die Frage formulieren
  3. Bis wann die Vergabestelle antworten muss
  4. Was die Antworten bedeuten
  5. Quellen und Hinweise

Stellen Sie Bieterfragen schriftlich über die Vergabeplattform, früh und mit Verweis auf die Fundstelle. Oberhalb der EU-Schwellenwerte muss die Vergabestelle die Frist verlängern, wenn rechtzeitig angeforderte Informationen nicht spätestens sechs Tage vor Fristende vorliegen. Die Antworten gehen an alle Bieter.

Stand der Prüfung

Wann eine Bieterfrage sinnvoll ist

Fragen Sie, wenn die Vergabeunterlagen etwas offenlassen, was Ihren Preis oder Ihre Teilnahme beeinflusst: widersprüchliche Angaben, unklare Mengen, fehlende Anlagen, mehrdeutige Anforderungen. Fragen Sie nicht, um die Vergabestelle zu testen oder die Wertung zu erfahren, und nicht nach Dingen, die schon in den Unterlagen stehen.

Planen Sie die Fragen ein, sobald Sie die Unterlagen gelesen haben. Je früher Sie fragen, desto eher kann die Vergabestelle antworten, ohne die Frist zu verlängern. Wie Sie die Unterlagen lesen, steht in Was steht in den Vergabeunterlagen.

Wie Sie die Frage formulieren

Das sind Praxisregeln, keine gesetzlichen Vorgaben:

  1. Stellen Sie die Frage über die Funktion der Vergabeplattform, nicht per E-Mail an einen Sachbearbeiter. So landen Frage und Antwort dort, wo alle Bieter sie sehen.
  2. Nennen Sie die Fundstelle: Dokument, Abschnitt, Seite, Nummer der Position.
  3. Stellen Sie eine Frage pro Nachricht, damit jede einzeln beantwortet werden kann.
  4. Formulieren Sie neutral und so, dass sich die Antwort mit Ja, Nein oder einer Angabe geben lässt.
  5. Verraten Sie in der Frage keine Kalkulation und keine Strategie. Alle Bieter lesen die Antwort, oft auch die Frage.

Beispiel: Statt „Ist das nicht widersprüchlich?“ fragen Sie: „Bewerbungsbedingungen Nr. 4.2 verlangt drei Referenzen, das Formblatt 2 nennt zwei. Wie viele Referenzen sind einzureichen?“

Eine bloße Verständnisfrage ist keine Rüge. Wer eine Regel für rechtswidrig hält und deren Änderung wünscht, rügt. Im Zweifel kann eine Frage als Rüge gewertet werden. Mehr dazu unter Rüge: wann und wie.

Bis wann die Vergabestelle antworten muss

Die Fristen hängen davon ab, nach welcher Verfahrensordnung die Vergabestelle arbeitet.

VerfahrensordnungRegel
VgV (EU-weit, Liefer- und Dienstleistungen)Wurden Zusatzinformationen rechtzeitig angefordert und nicht spätestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist bereitgestellt, muss die Frist verlängert werden. Bei Dringlichkeit gelten vier Tage.1 Rechtsstand: gesichert§ 20 Abs. 3 VgV
VOB/A Abschnitt 2 (EU-weit, Bauleistungen)Rechtzeitig beantragte Auskünfte sind spätestens sechs Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist allen Unternehmen in gleicher Weise zu erteilen, bei Dringlichkeit vier.2 Rechtsstand: gesichert§ 12a EU Abs. 3 VOB/A
VOB/A Abschnitt 1 (national, Bauleistungen)Zusätzliche Auskünfte sind unverzüglich allen Unternehmen in gleicher Weise zu erteilen. Eine Tageszahl nennt die Norm nicht.3 Rechtsstand: gesichert§ 12a Abs. 4 VOB/A
UVgO und LandesrechtNach einer Fachquelle von 2022 regelt die UVgO weder einen Anspruch auf Antwort noch eine Frist.4 Rechtsstand: offenUVgO Prüfen Sie die Bewerbungsbedingungen.

Die Verlängerung muss im Verhältnis zur Bedeutung der Information stehen. Hat der Bieter die Information nicht rechtzeitig angefordert oder ist sie für das Angebot unerheblich, muss die Vergabestelle die Frist nicht verlängern.1

„Rechtzeitig“ ist nicht gesetzlich in Tagen vor Fristende definiert. Viele Vergabestellen nennen in den Bewerbungsbedingungen einen eigenen Stichtag für Fragen, in der Praxis oft zehn bis zwölf Tage vor Fristende.5 Halten Sie diesen Stichtag ein, auch wenn das Gesetz mehr Spielraum zulässt.

Merke

Stellen Sie Ihre Fragen in einem Zug, nicht über Tage verteilt, und notieren Sie den Stichtag der Vergabestelle am Anfang Ihrer Checkliste. Eine Frage nach dem Stichtag kann unbeantwortet bleiben.

Was die Antworten bedeuten

Antworten gehen nicht nur an Sie, sondern an alle Bieter über die Plattform. Das ist der Zweck: Alle Unternehmen sollen denselben Informationsstand haben. Antworten sind in der Rechtsprechung grundsätzlich Teil der Vergabeunterlagen. Das BayObLG liest sie so, wie ein potenzieller Bieter sie objektiv verstehen darf.6 Das OLG Schleswig verlangt, dass ein Auftraggeber eine missverständliche Antwort ausdrücklich zurücknimmt.7 Wie weit eine Antwort die Unterlagen ändert, hängt vom Einzelfall ab. Rechtsstand: offenBayObLG, OLG Schleswig

Folgerung für die Praxis: Lesen Sie vor der Abgabe alle Antworten und Änderungen erneut, gleichen Sie sie mit Ihren Unterlagen ab und halten Sie fest, auf welche Antwort sich Ihre Kalkulation stützt.

Falle

Eine Antwort nur mündlich oder per privater E-Mail zu erhalten, schützt Sie nicht. Verlangen Sie die Antwort über die Plattform, damit sie für alle gilt und Sie sich darauf berufen können.

Quellen und Hinweise

  1. § 20 Abs. 3 VgV, gesetze-im-internet.de.

  2. § 12a EU Abs. 3 VOB/A (Ausgabe 2026, Bekanntmachung vom 22. Juli 2026, BAnz AT 24.08.2026 B6), Bundesanzeiger-Abdruck bei bayika.de. Dieselbe Frist stand in § 12a EU Abs. 3 VOB/A 2019.

  3. § 12a Abs. 4 VOB/A 2019 (Abschnitt 1), lxgesetze.de.

  4. „Bis wann müssen Bieterfragen beantwortet werden?“, iBau, Stand 23. September 2022. Fachbeitrag, kein Normtext.

  5. Ebenda; der Beitrag nennt zehn bis zwölf Kalendertage vor Fristende als verbreitete eigene Stichtage.

  6. BayObLG, Beschluss vom 3. Juni 2022, Verg 7/22, Rn. 36 f., gesetze-bayern.de.

  7. OLG Schleswig, Beschluss vom 28. März 2022, 54 Verg 11/21, besprochen im Vergabeblog.

Weiter bei Station 3: FragenRüge im Vergabeverfahren: wann und wie rüge ich?

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