Ausschreibungs.Management

Nr. 0201

Stand

Verfahrensstation

Was steht in den Vergabeunterlagen?

Auf dieser Seite
  1. Was zu den Vergabeunterlagen gehört
  2. Typische Dokumente in der Praxis
  3. In welcher Reihenfolge Sie lesen
  4. Was Bieter nicht ändern dürfen
  5. Quellen und Hinweise

Zu den Vergabeunterlagen gehören nach der VgV das Anschreiben, die Bewerbungsbedingungen und die Vertragsunterlagen mit Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen. Dazu kommen meist Formblätter. Lesen Sie zuerst die Bewerbungsbedingungen und ändern Sie an keinem Dokument etwas.

Stand der Prüfung

Was zu den Vergabeunterlagen gehört

Die Vergabeunterlagen enthalten alle Angaben, die Unternehmen brauchen, um zu entscheiden, ob sie am Verfahren teilnehmen. Nach der Vergabeverordnung bestehen sie in der Regel aus drei Teilen:1 Rechtsstand: gesichert§ 29 Abs. 1 VgV

  1. dem Anschreiben, also der Aufforderung zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme, oder dem Begleitschreiben für angeforderte Unterlagen,
  2. den Bewerbungsbedingungen, in denen das Verfahren, die Eignungskriterien und die Zuschlagskriterien beschrieben werden, soweit die Bekanntmachung sie nicht schon enthält,
  3. den Vertragsunterlagen, also der Leistungsbeschreibung und den Vertragsbedingungen.

Die Unterlagen für Vergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte sind in der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) entsprechend aufgebaut.2 Welche Verfahrensordnung gilt, steht in der Bekanntmachung.

Typische Dokumente in der Praxis

Die Bezeichnungen sind nicht einheitlich. Dieselbe Funktion heißt je nach Vergabestelle und Plattform anders. Die folgende Übersicht ordnet die gängigen Namen den drei Teilen zu und ist Praxiswissen, kein Gesetzestext.

DokumentTeil nach § 29 VgVWozu es dient
Aufforderung zur AngebotsabgabeAnschreibenFristen, Abgabeweg, Ansprechpartner, Verzeichnis der Unterlagen
BewerbungsbedingungenBewerbungsbedingungenAblauf, Eignungs- und Zuschlagskriterien, Formvorgaben
Leistungsbeschreibung (bei Bauleistungen oft Leistungsverzeichnis)VertragsunterlagenWas genau geliefert oder geleistet werden soll
Vertragsbedingungen, VertragsentwurfVertragsunterlagenHaftung, Vertragsstrafen, Zahlung, Laufzeit, Kündigung
Formblätter, Preisblatt, Erklärungenmeist Anlagen zum AnschreibenIhre Angaben, Preise, Eigenerklärungen

In welcher Reihenfolge Sie lesen

Diese Reihenfolge ist ein Vorschlag aus der Praxis:

  1. Anschreiben: Fristen, Abgabeweg und das Verzeichnis aller einzureichenden Unterlagen.
  2. Bewerbungsbedingungen: Eignungsanforderungen, Nachweise, Zuschlagskriterien samt Gewichtung, Regeln für Fragen und Nebenangebote.
  3. Leistungsbeschreibung: Umfang, Mengen, Mindestanforderungen, Ausführungsort.
  4. Vertragsbedingungen: Haftung, Vertragsstrafen, Zahlungsziele, Laufzeit, Verlängerungsoptionen.
  5. Formblätter: Was Sie ausfüllen, unterschreiben oder hochladen müssen.

Markieren Sie beim Lesen jede Muss-Anforderung, jede Frist und jede Stelle, die unklar ist. Aus den Unklarheiten werden Bieterfragen.

Merke

Legen Sie nach dem Lesen eine Liste aller Dokumente an, die das Anschreiben verlangt. Sie ist später die Grundlage für die Checkliste zur Angebotsabgabe.

Was Bieter nicht ändern dürfen

Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig. Angebote müssen vollständig sein und alle geforderten Angaben, Erklärungen und Preise enthalten.3 Rechtsstand: gesichert§ 53 Abs. 7 VgV Ein Angebot, in dem die Vergabeunterlagen geändert oder ergänzt wurden, wird von der Wertung ausgeschlossen.4 Rechtsstand: gesichert§ 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV

Das betrifft nicht nur den Vertragstext. Auch eine eigene Formulierung im Preisblatt, ein gestrichener Absatz im Formblatt, ein Vorbehalt im Anschreiben oder Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen als Anlage gelten schnell als Änderung. Wenn eine Bedingung für Sie nicht tragbar ist, ändern Sie nicht das Dokument, sondern stellen Sie eine Bieterfrage oder rügen Sie rechtzeitig (siehe Rüge: wann und wie).

Falle

Eigene Geschäftsbedingungen im Angebot oder ein „unter dem Vorbehalt“ im Begleitschreiben können als Änderung der Vergabeunterlagen gewertet werden. Das kann zum Ausschluss führen, auch wenn das Angebot sonst das beste ist.

Die Vergabestelle selbst darf die Unterlagen während des Verfahrens ändern. Wesentliche Änderungen können die Angebotsfrist verlängern, weil alle Unternehmen Kenntnis davon haben müssen.5 Rechtsstand: gesichert§ 20 Abs. 3 Nr. 2 VgV Prüfen Sie deshalb vor der Abgabe, ob es Änderungen oder Antworten auf Bieterfragen gibt.

Quellen und Hinweise

  1. § 29 Abs. 1 VgV, gesetze-im-internet.de.

  2. § 21 UVgO (Vergabeunterlagen), lxgesetze.de. Maßgeblich ist die Fassung, die die Vergabestelle in den Unterlagen nennt.

  3. § 53 Abs. 7 VgV, gesetze-im-internet.de.

  4. § 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV, gesetze-im-internet.de.

  5. § 20 Abs. 3 VgV, gesetze-im-internet.de.

Weiter bei Station 2: PrüfenWie treffe ich die Go/No-Go-Entscheidung?

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