Lohnt sich diese Ausschreibung für uns?

Warum zuerst ein Schnelltest

Vergabeunterlagen umfassen schnell viele Dutzend Seiten. Wer jede Ausschreibung vollständig liest, verbraucht die Zeit, die für die aussichtsreichen fehlt. Die Bekanntmachung und die Kurzbeschreibung auf dem Portal genügen für einen ersten Filter. Welche Portale es gibt, erklärt die Schwesterseite ausschreibungensplattform.com.

Ein Teil der Angaben ist von Gesetzes wegen in der Bekanntmachung zu finden: Die Eignungskriterien und die geforderten Nachweise müssen dort oder in der Aufforderung zur Interessensbestätigung stehen.¹ Rechtsstand: gesichert§ 122 Abs. 4 GWB Das macht den Schnelltest möglich, ohne die Unterlagen zu öffnen.

Die Checkliste

Die Checkliste ist Praxisrat, kein Gesetz. Sie fasst zusammen, was sich in der Praxis bewährt hat. Haken Sie ab, was Sie bejahen können. Ein Muss-Punkt ohne Haken ist ein Grund, die Ausschreibung zu verwerfen.

Leistung und Eignung (Muss-Punkte)

• Leistungsbild: Wir erbringen diese Leistung im Kern selbst und regelmäßig.
• Eignungsanforderungen: Wir erfüllen geforderte Erlaubnisse, Zertifikate und Versicherungen oder können sie rechtzeitig beschaffen.
• Umsatz: Ein verlangter Mindestumsatz liegt unter unserem eigenen.
• Referenzen: Wir haben vergleichbare Aufträge im geforderten Zeitraum und in der geforderten Zahl.

Zu den beiden letzten Punkten gibt das Gesetz Grenzen vor. Ein Mindestjahresumsatz darf grundsätzlich das Zweifache des geschätzten Auftragswerts nicht übersteigen, außer bei besonderen Risiken.² Rechtsstand: gesichert§ 45 Abs. 2 VgV Referenzen gelten für Leistungen der letzten höchstens drei Jahre; die Vergabestelle kann ältere zulassen, um ausreichend Wettbewerb zu sichern.³ Rechtsstand: gesichert§ 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV Reichen Ihre Referenzen nicht, kommt unter Umständen die Eignungsleihe oder eine Bietergemeinschaft in Frage (siehe Bietergemeinschaft und Nachunternehmer).

Zeit und Rahmen

• Fristen: Bis zur Angebotsfrist bleibt uns genug Zeit für Fragen, Angebot und Abgabe.
• Ausführungsort: Wir können dort wirtschaftlich arbeiten.
• Vertragslaufzeit: Wir können Personal und Material für die gesamte Laufzeit einplanen, auch für Verlängerungsoptionen.
• Auftragsvolumen: Der Auftrag steht in einem verkraftbaren Verhältnis zu unserem Jahresumsatz und unserer Kapazität.

Die Angebotsfrist ist nur der Rahmen. Im offenen Verfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte beträgt sie mindestens 35 Tage ab dem Tag nach Absendung der Bekanntmachung, bei elektronischer Angebotsabgabe darf sie um fünf Tage kürzer sein.⁴ Rechtsstand: gesichert§ 15 Abs. 2 und 4 VgV Entscheidend ist, wie viel davon übrig ist, wenn Sie die Bekanntmachung finden.

Wertung

• Zuschlagskriterien: Der Preis ist nicht das einzige Kriterium, oder wir sind beim reinen Preis konkurrenzfähig.
• Gewichtung: Die Vergabestelle nennt die Gewichtung der Kriterien, und wir können bei den stark gewichteten Kriterien punkten.

Die Vergabestelle muss die Gewichtung der Zuschlagskriterien in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen angeben. Ist das objektiv nicht möglich, nennt sie die Kriterien in absteigender Reihenfolge.⁵ Rechtsstand: gesichert§ 58 Abs. 3 VgV Mehr dazu unter Zuschlagskriterien verstehen.

Das Ergebnis

Zählen Sie nicht nur Haken. Entscheidend sind die Muss-Punkte: Leistungsbild, Eignungsanforderungen und Referenzen. Fehlt dort ein Haken, ist die Ausschreibung vorerst erledigt. Bei offenen Punkten notieren Sie, was Sie klären müssen, und entscheiden nach dem Lesen der Unterlagen weiter, wie in Go/No-Go-Entscheidung beschrieben.

Quellen und Hinweise

1. § 122 Abs. 4 GWB, gesetze-im-internet.de.

2. § 45 Abs. 2 VgV, gesetze-im-internet.de.

3. § 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV, gesetze-im-internet.de.

4. § 15 Abs. 2 und 4 VgV, gesetze-im-internet.de.

5. § 58 Abs. 3 VgV, gesetze-im-internet.de.