Ausschreibungs.Management

Nr. 0402

Stand

Verfahrensstation

Wie funktionieren Zuschlagskriterien und die Wertungsmatrix

Auf dieser Seite
  1. Was „wirtschaftlichstes Angebot“ bedeutet
  2. Preis- und Qualitätskriterien
  3. Wertungsmatrix: Gewichte, Punkte und Rechnung
  4. So schreiben Sie auf die Kriterien
  5. Quellen und Hinweise

Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot, also das mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Welche Kriterien zählen und wie stark, muss die Vergabestelle vorab nennen. Schreiben Sie Ihr Angebot deshalb Kriterium für Kriterium entlang dieser Vorgaben.

Stand der Prüfung

Was „wirtschaftlichstes Angebot“ bedeutet

Der Zuschlag geht auf das wirtschaftlichste Angebot. Das bestimmt sich nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Neben dem Preis oder den Kosten dürfen qualitative, umweltbezogene oder soziale Aspekte zählen.1 Rechtsstand: gesichert§ 127 Abs. 1 GWB Die Vergabeverordnung (VgV) wiederholt das und nennt Beispiele: die Qualität der Leistung, Organisation, Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Personals, Kundendienst sowie Liefer- oder Ausführungsfristen.2 Rechtsstand: gesichert§ 58 Abs. 2 VgV

Die Vergabestelle (der öffentliche Auftraggeber) darf Kriterien nicht frei erfinden. Sie müssen mit dem Auftragsgegenstand zusammenhängen und so bestimmt sein, dass der Zuschlag nicht willkürlich erfolgen kann.1 Rechtsstand: gesichert§ 127 Abs. 3 und 4 GWB Sie muss Kriterien und Gewichtung in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen nennen. Eine Spanne ist erlaubt. Ist eine Gewichtung objektiv nicht möglich, folgt eine Rangfolge in absteigender Wichtigkeit.2 Rechtsstand: gesichert§ 127 Abs. 5 GWB, § 58 Abs. 3 VgV

Unterhalb der EU-Schwellenwerte gilt für Liefer- und Dienstleistungen die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO). Ihr § 43 enthält dieselben Grundsätze.3 Bei Bauleistungen steht die Wertung in der VOB/A.

Preis- und Qualitätskriterien

Welche Kriterien es gibt, lesen Sie in den Vergabeunterlagen. Die folgende Tabelle zeigt die üblichen Typen und was Sie jeweils liefern.

KriteriumBeispiel aus § 58 Abs. 2 VgVWas Sie dafür liefern (Praxis)
Preis oder KostenGesamtpreis, LebenszykluskostenVollständig ausgefülltes Preisblatt
QualitätKonzept, Zweckmäßigkeit, technischer WertKonzept mit Belegen, Muster, Referenzen
PersonalOrganisation, Qualifikation, ErfahrungLebensläufe, Einsatzplan, Schulungsnachweise
Service und FristenKundendienst, Liefer- oder AusführungsfristenReaktionszeiten, Terminplan

Sehen Sie bei jedem Kriterium nach, ob nur Ihre Zusage zählt oder ein Nachweis verlangt ist. Für den Beleg gelten die Regeln der §§ 33 und 34 VgV entsprechend.2

Wertungsmatrix: Gewichte, Punkte und Rechnung

Die Vergabestelle bewertet jedes Angebot je Kriterium mit Punkten. Die Punkte werden mit dem Gewicht multipliziert und addiert. Wer die höchste Summe hat, führt die Wertung an. Wie genau die Punkte vergeben werden, ist gesetzlich nicht vorgegeben. Es steht in den Unterlagen, oder Sie fragen nach.

Das folgende Zahlenbeispiel ist erfunden. Es nutzt eine in der Praxis häufige Preisformel: Das günstigste Angebot erhält 100 Punkte, die anderen im Verhältnis (niedrigster Preis geteilt durch Ihren Preis mal 100). Ihre Vergabestelle kann eine andere Formel wählen.

Kriterium (Gewicht)Angebot AAngebot B
Preis (50 %)100.000 €: 100 Punkte, gewichtet 50,0110.000 €: 90,9 Punkte, gewichtet 45,5
Konzept (30 %)60 Punkte, gewichtet 18,080 Punkte, gewichtet 24,0
Personal (20 %)60 Punkte, gewichtet 12,080 Punkte, gewichtet 16,0
Summe80,085,5

Angebot B liegt 10 % über dem Preis von A und gewinnt, weil Konzept und Personal mehr zählen als der Preisabstand. Rechnen Sie die Matrix vor der Abgabe mit eigenen Schätzwerten durch.

Der Bundesgerichtshof hat zur Wertung zwei Punkte entschieden. Noten mit zugeordneten Punktwerten sind grundsätzlich zulässig, und die Unterlagen müssen nicht erklären, was für eine bestimmte Punktzahl nötig ist. Eine lineare Umrechnung des Preises in Punkte ist nicht schon deshalb rechtswidrig, weil die Angebote dicht beieinanderliegen.4 Rechtsstand: gesichertBGH, 04.04.2017, X ZB 3/17

Merke

Die Vergabestelle muss ihre Punktevergabe nachvollziehbar dokumentieren. Je klarer Ihr Angebot zeigt, wo es ein Kriterium erfüllt, desto eher lässt sich die Punktzahl begründen.4

So schreiben Sie auf die Kriterien

Die folgenden Schritte sind Praxisrat, keine Rechtsvorgabe.

  1. Legen Sie eine Liste mit allen Kriterien, Gewichten und Mindestanforderungen an, bevor Sie schreiben.
  2. Gliedern Sie das Angebot in derselben Reihenfolge und mit denselben Namen wie die Kriterien. Wer wertet, findet so jede Antwort sofort.
  3. Geben Sie dem Kriterium mit dem höchsten Gewicht den meisten Raum und die stärksten Belege.
  4. Belegen Sie jede Aussage: Zahl, Referenzprojekt, Name der Person, Zertifikat. Behauptungen ohne Beleg bringen selten volle Punkte.
  5. Beantworten Sie nur, was gefragt ist. Zusatzseiten ohne passendes Kriterium bringen in der Regel keine Punkte.

Falle

Fehlt zu einem bewerteten Kriterium die Unterlage, gibt es dafür keine Nachfrist. Die Vergabestelle darf leistungsbezogene Unterlagen, die die Wertung nach den Zuschlagskriterien betreffen, nicht nachfordern.5 Rechtsstand: gesichert§ 56 Abs. 3 VgV Prüfen Sie vor der Abgabe, dass jedes Kriterium mit eigenem Inhalt belegt ist.

Unklare Kriterien oder eine unklare Umrechnungsformel klären Sie vor Fristende mit einer Bieterfrage, siehe Bieterfragen stellen. Bei einer konkreten Frist oder einem Rechtsstreit fragen Sie eine Vergaberechtlerin oder einen Vergaberechtler.

Quellen und Hinweise

  1. § 127 GWB, gesetze-im-internet.de.

  2. § 58 VgV, gesetze-im-internet.de.

  3. § 43 UVgO, Abdruck auf lxgesetze.de (nicht amtlich, Fassung dort: 8.2.2017). Die amtliche Fassung und etwaige Landesregeln prüfen Sie im Einzelfall.

  4. BGH, Beschluss vom 04.04.2017, X ZB 3/17, nach den Leitsätzen bei vergabeblog.de.

  5. § 56 Abs. 3 VgV, gesetze-im-internet.de.

Weiter bei Station 4: SchreibenBietergemeinschaft oder Unterauftragnehmer: Was gilt?

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